Como nossa equipe editorial passou a adotar conceitos ágeis – parte 1

Categorias Agile, Agile além do software, Scrum

Enrolei eternidades pra escrever esse artigo. Em grande parte porque acreditava não ter insumos o suficiente para fazê-lo. Mas isso vocês me dizem depois 🙂

Como alguns já sabem, sou jornalista por formação e product owner por paixão. No meu emprego atual, aqui no Minha Vida, já tive a chance de ser um de cada, e agora talvez um pouco dos dois, como editora. Sempre acreditei que a rotina de uma equipe editorial casava muito bem com o scrum, e este ano tive a chance de provar minha teoria. A ideia é contar aqui para vocês como está sendo apresentar para o nosso time de jornalistas o maravilhoso mundo da agilidade

Para quem não conhece ou nunca trabalhou com jornalistas, saiba que a gente é um bicho chato. Cabeça dura. Que adora reclamar, principalmente de pessoas que acham que sabem fazer nosso trabalho melhor que a gente. Nossos alvos favoritos são diretores (qualquer um) e a equipe de marketing/comercial no geral. Um agravante nessa equação é o clima assombroso das redações mais tradicionais: obedece quem tem juízo, editor chefe é rei e cada um cuida do seu. O resultado é panelinha, subcultura destrutiva, constante medo do passaralho, um pandemônio.  Sei que se algum jornalista ler isso vai me dar pedrada, mas na real é assim que funciona.

Lá no Minha Vida não era muito assim que funcionava, ainda bem, mas essa aura existia. Fica enrustido na gente até pela experiência prévia. Então vocês imaginam o tamanho da muralha que eu precisava escalar.

Farei uma série de posts sobre essa epopeia, começando pelo meu primeiro teste, que foi com a equipe de SEO. Importante ressaltar que nossa equipe editorial era dividida entre SEO e Social, então eu fiquei só com a metade que me era mais familiar.

Nossa equipe de SEO era composta por 2 jornalistas. Equipe pequena, que produz conteúdos frios – portanto com bastante margem -, dificilmente surge uma urgência, fácil de priorizar. E ainda sim com problemas de entrega.

Quando assumi a bucha, ambos os repórteres já trabalhavam juntos e eu entrei de “gaiata” no time. A primeira coisa que fizemos foi uma retro/futurospetiva, para entender o que gostaríamos de ser dali pra frente e o que deixaríamos para trás:

Percebemos que os principais problemas eram priorização (tudo era prioridade) e excesso de ferramentas (Trello, kanban físico, textos no Google Drive e no Word, planilhas diferentes para métricas iguais, etc) que acabavam gerando falta de visibilidade apesar da sensação de estar tudo sob controle.

Só pra dar um exemplo, o Trello estava sendo usado apenas para os repórteres anexarem as reportagens que deveriam ser editadas. Existia uma lista para cada tipo de conteúdo (matéria, artigo de especialista, comercial) e um card por conteúdo. Dentro do card o repórter anexava o arquivo Word ou colocava o link do Drive. Ao serem editados eles iam para uma coluna de “edição/revisão” e dali o repórter pegava a versão final para publicar:

O kanban físico tinha um post-it por conteúdo e as colunas representavam os status (apuração, redação, edição, etc).

Sério, só lembrar dá vontade de chorar um pouquinho no banheiro. Um clássico exemplo de crença fiel na ferramenta como salvadora da pátria, que no fundo só atrapalha. Mas eu entendo que aquela equipe fez o que estava ao alcance delas para entregar o melhor. De verdade. Tendo vista o cenário da época acho até que eles se deram bem.

Mas enfim, vamos voltar para nossa jornada.

A primeira coisa que fizemos então foi escolher as ferramentas que iríamos manter e aquelas que deixaríamos de usar, assim como entender o porquê de estarmos usando cada uma delas. Decidimos por usar o Google Drive para os textos, para mantê-los centralizados em um único lugar de fácil acesso, e o Trello para acompanhar o andamento das entregas. Ficou mais ou menos assim:

Depois definimos a priorização baseado no potencial de buscas que cada termo tinha (usávamos os dados do Adwords) e o quão fácil seria fazer um conteúdo ranquear no Google – ou seja, se era necessário apenas editar um título, revisar o texto inteiro, produzir conteúdo novo e assim por diante. Fizemos uma planilha para acompanhar a audiência dos conteúdos que já estavam ranqueados e outra com uma lista dos termos/conteúdos que ainda precisávamos trabalhar em cima. Infelizmente não tenho mais essas planilhas e não tirei nenhum print pra mostrar, mas nos próximos posts coloco como evoluímos 😉

A equipe já fazia entregas semanais, então fez sentido montar sprints do mesmo período. Comecei a separar as tarefas entre otimização e produção de conteúdo, uma vez que a segunda leva mais tempo que a primeira, e montar as sprints de cada repórter de acordo com seus escopos.

Está aí uma coisa interessante: apesar da fila de backlog ser única, a sprint é separada por repórter. Chegamos na planning com as entregas de cada um já separadas. Mas depois eu falo melhor disso.

Ao final da primeira semana trabalhando com o novo modelo, fizemos nossa primeira review/retro. Não lembro exatamente a dinâmica que eu usei, mas até hoje aquece meu coração lembrar do quanto eles ficaram felizes em saber o que tinham feito na semana e pensar nos pontos de melhoria para as sprints seguintes. Finalmente a sensação de que estávamos chegando em algum lugar.

Mas isso foi em fevereiro de 2017. De lá até aqui muuuuita coisa mudou, e é o que o que pretendo contar pra vocês. No próximo post vou mostrar a evolução dos nossos gráficos de entrega, a saída do Trello e como fizemos rodar uma operação de quase 100 colunistas.